Hoog on sees ja kütust kulub, aga kuhu ma sõita tahtsingi?

Martin Laidla ja Mari-Liis Dolenko Kodanikuühiskonna Sihtkapitalist vaatavad otsa enam kui 330 taotlusele KÜSKi arenguhüppe taotlusvoorus ja joonistavad suurt pilti: arenguhüpet ei taga mitte jalgratta leiutamine ega ostmine, vaid tegelik pedaalimine, kui ratas juba olemas.

Konverentside korraldamine, liikmesüritused, koolitused, aruteluõhtud, käsitööringid, nõustamine, koostöökohtumised, petitsioonid, arvamusartiklite kirjutamine, teenuste pakkumine, kogukonnaüritused, rahastuse otsimine ja projektide kirjutamine – need on vaid mõned näited, millega vabaühendused iga päev tegelevad, aasta-aastalt mööda vana sissetallatud rada.

Vilgas töö käib ja asjad saavad enam-vähem tehtud, kuid tihti leitakse end mõtlemast, et mitte midagi selle kõige tulemusena ju muutunud ei ole. Tehtud töö ei ole eesmärgile lähemale viinud, aega ja raha on endiselt vähe, tegijaid ja osalejaid veel vähem, avalikkuse huvi on ikka veel väike, teema poliitikute südametesse ei jõua, sihtgruppi kätte ei saa, teenuse müük ei kasva, liikmeid juurde ei tule. Peamine viga on selles, et tulemuste põhjalikuks hindamiseks ei võeta aega – harva tullakse kokku ja mõeldakse läbi, kas valitud lahendused üldse töötavad sihikule võetud probleemi lahendamisel, kas kommunikatsioonis kasutatakse õigeid teavituskanaleid, kas ühingu töötajatel või liikmetel on piisavalt vajalikke oskusi, milliseid rahastusvõimalusi peale projektitoetuste veel olemas on jne.

Et mitte võhma lõppemiseni ühe koha peal jooksma jääda, peaks iga ühing selle aja kindlasti leidma. Vaid niimoodi saavad sündida läbimõeldud lahendused, mille abil efektiivsemalt eesmärkide poole püüelda.

Arenguvajadustest aru saamine

Oleme Kodanikuühiskonna Sihtkapitalis arenguhüppe taotlusvooruga andnud ühingutele võimaluse sõnastada ise see, mille arendamiseks kõige enam toetust vajatakse. Anname küll ka suuniseid oma murekohtade selgitamiseks, kuid täpsemad arenguvajadused tuleb enne taotlema asumist ise põhjalikult välja uurida.

Praeguseks on toimunud kaks arenguhüppe taotlusvooru, kuhu on kokku esitatud üle 330 rahastussoovi. Oleme need kõik põhjalikult läbi uurinud ja kuna taotluse esitajate arv ja tegevusvaldkondade ulatus on suur, saab uurimistulemusi laiendada kõigile Eesti vabaühendustele. Siin artiklis toodud seisukohad tuginevadki suuresti arenguhüppe taotlusvooru kahe aasta taotluste vaatlusele. Vabaühenduste arenguhüpete analüüsi tulemusi saad lugeda: kysk.ee/arenguhupete-analuus.

Hakatuseks uurisime, millised eneseanalüüsi oskused meie vabaühendustel on ja kuidas need arenguhüppe tegemist mõjutavad. Eneseanalüüsid jagunevad kvaliteedilt enam-vähem pooleks: neid, kes oskavad oma organisatsiooni puhul lahendamist vajavad probleemid korralikult välja selgitada, on sama palju kui neid, kes sellega pigem hätta jäävad.

Mõnikord alustatakse enese arengu lahtimõtestamist põhjendusega, et oleks tarvis mingi asi soetada, ja kuna see tundubki olevat üksainus ja kõige tähtsam probleem, ei vaevuta pikemalt mõtlemagi, et ehk seisavad arengu teel ees hoopis teised, suuremad probleemid. Rahastajale pakutakse välja, millist võimekust see soetus arendaks, ja lõpuks seotakse ostmise vajadus mõne organisatsiooni suurema sihiga.

Eneseanalüüsi peaks aga tegema just vastupidi – lähtuma organisatsiooni eesmärkidest, hindama, milles seisnevad senised puudused nendeni jõudmisel ehk milliseid võimekusi arendama peab, ja lõpuks töötama neist lähtuvalt välja tegevused, mis arenguhüppele viiksid. Kirjakandja Petškini töösse tõi jalgratas tõesti suure positiivse muutuse, nagu ka külmutusauto Toidupangale, kuid nemad on pigem erandid ning konkreetse asja vajadus oli hoolega kaalutud lähtuvalt eesmärgist.

Eneseanalüüsi kvaliteeti tõstab sellesse kaasatavate inimeste hulk. Ühingu juht või mõned aktiivsemad liikmed võivad ju arvata, et teavad oma organisatsiooni kohta kõike, aga koosolekuil kohtuvad üldiselt ikka samad teadmised ja mõtted, mis ühingut senisel teekonnal on hoidnud. Teised arvamused ja kõrvaltvaataja värske pilk parandavad eneseanalüüsi kvaliteeti märgatavalt.

Heaks näiteks laia arvajateringi kasutamisest on Eesti Pimedate Liit. Nemad soovisid muutuda arenguhüppega katusorganisatsioonist kompetentsikeskuseks nägemispuudega inimeste ligipääsetavuse alal. Et täielikult aru saada, mida selle saavutamiseks teha, korraldati esmalt liikmesorganisatsioonide seas eneseanalüüsi küsitlus ning seejärel viidi läbi põhjalik tööseminar, kuhu kaasati ka palju teisi eksperte nii oma valdkonnast kui ka täiesti erinevatelt tegevusaladelt. Liidu tegevjuht Mari Sepp loetles, et kaasatud olid näiteks psühholoogid, rehabilitoloogid, ehitus- ja teedeinsenerid ning maastikuarhitektid. Ta on veendunud, et nii põhjalik eneseanalüüs andis arengule tugeva vundamendi ning selle mõju ulatub kaugele tulevikku. Mis mahus ja kelle kaasamise peale oma arengusammude planeerimisel mõelda, vaata infokastist.

Põhjalikust sisekaemusest võib selguda mõnigi valus tõsiasi, näiteks et mitte keegi ühingu sihtgrupist uudiskirja juba ammu enam ei loe, kodulehte ei külastata samuti ja tegelikult oodatakse juba ammu, millal ühing oma infovoo sotsiaalmeediasse kolib. Või selgub klassikaline tõsiasi kõike tegeva juhi kohta, et organisatsioon funktsioneeriks palju paremini, kui ükskord ometi võtta aega ja mõelda põhjalikult läbi, kuidas osa tegevusi vabatahtlikele delegeerida. Sellistel juhtudel ei tohi aga pead liiva alla peita ja tulemustest mööda vaadata, vaid mõelda edasi, kuidas konkreetseid probleeme lahendada ja arenguvajadused rahuldada.

 

Millised arenguvajadused on meie vabaühendustel?

Ühingute endi sõnul on kõige levinumaks probleemiks vajakajäämised kommunikatsioonis. Enamjaolt mõtestatakse seda arengukohta mõnest teisest vajadusest lähtuvalt. Näiteks tahetakse parandada teavitustöö tegemise oskust mõne teenuse reklaamimiseks või paista oma valdkonnas tegutsemisega avalikkuses eredamalt silma.

Väga tihti leitakse, et enim on vaja arendada juhtimisvõimekust, ning soovitakse parandada näiteks tegevjuhi oskusi organisatsiooni arendamise või eestvedamise alal laiemalt, kuid saada koolitustel targemaks ka mõnel spetsiifilisemal alal, näiteks vabatahtlike kaasamises. Palju soovitakse muidugi ka arendada olemasolevaid teenuseid või alustada mõne uue pakkumisega, et lahendada mõnd ühiskondlikku probleemi ja/või teenida omatulu.

Kui on välja selgitatud, kust king kõige rohkem pigistab ja millega esmajärjekorras tegelema peaks, on vaja sõnastada eesmärgid, kuhu selle võimekuse arendamisega välja soovitakse jõuda. Siinkohal peab väga selgelt lahti mõtestama, kuidas konkreetse valdkonna edendamine ühingu terviklikule arengule kaasa aitab. Eesmärkide ja sihtide seadmisel peab kohe ka nende saavutamise mõõdikud paika panema ja kindlasti sõnastama tegevuste vaheetappidel oodatavad tulemused. Kahjuks jäädakse konkreetsete eesmärkide sõnastamisel aga tihti hätta, need sõnastatakse hoopis tegevustena või jäetakse see samm vahele ja hakatakse pärast murekohtade väljaselgitamist otsekohe tegevusi plaanima. Niiviisi valmivad aga sihitud tegevusplaanid, mis aitavad organisatsiooni vähe edasi viia või ei tee seda üldse.

Näiteks seatakse üheks eesmärgiks lisaks oma teema avalikkuses esiletõstmisele arendada ühekorraga ka kodanikuühiskonda. See võib tunduda ülla soovina ja väga hea, et oma ühiskondlikust panusest aru saadakse, kuid mil määral ühe ühingu teavitustegevuse paranemine ikkagi tervet kodanikuühiskonda arendab?  Ennekõike tuleks mõelda, kuivõrd praktiline on selliste laiaulatuslike eesmärkide seadmine. Kuidas aasta hiljem mõõta, et terve kodanikuühiskond on kahe meediakajastuse, ühe riigikoguvisiidi ja regulaarsemalt väljuva uudiskirjaga arenenud, ja kas see ikka on ühingu tegevuse konkreetne eesmärk?

Hoopis parema tulemuse saavutavad need, kes on endale selgeks teinud, milles seisneb see järgmine tase, millele hüpata tahetakse. Lisaks teevad tublimad vahet asjade ärategemisel ja nende ärategemisest saadaval mõjul edasisele tööle ning kasutavad sisulisi mõõdikuid. Võrdle ise: “Arengukava on valmis” (loe: jääb tõenäoliselt sahtlisse vedelema) või “Arengukava järgi tegutsedes on saavutatud juhtimises edu tegevuste fokuseerimisega, kahe püsisponsori leidmisega ja teenusesaajate arvu tõusuga 20 inimese võrra“.

Oluline on saada aru, et eesmärke ja mõõdikuid pole vaja rahastajale taotlusvormi täiteks, vaid see on enda töö tõhustamise abivahend.

Millised tegevused viivad tulemuseni?

Arenguvajadused üles leitud, eesmärgid püstitatud – kuidas edasi? Kui ühing peab parandama oma juhtimisvõimekust, siis mida peaks tegema lisaks juhi koolitamisele või talle sülearvuti ostmisele? Kui napib kommunikatsioonivõimekust, siis mida teha lisaks teavitusplaani koostamisele, mis tihti lauasahtlisse vedelema jääb? Kui omatulu napib, siis mida saaks veel teha peale annetuskeskkonna loomise? Kui liikmete silmist on sära kadunud ja isegi motivatsiooniüritused enam kedagi ei paelu, siis mida saab veel teha, et energiat meeskonda tagasi tuua?

Sobivate tegevuste plaanimine võib osutuda oodatust palju raskemaks ja siin jäävad hätta ka paljud need, kes kõik eelmised arengu planeerimise etapid edukalt läbinud. Kuidas mõelda kaugemale sellest, mida seni on tehtud, ja kuidas siis lõpuks mingi tulemuseni jõuda?

Tihti töötavad hästi komplektid erinevatest tegevustest. Tublimad juhtimisvõimekuse arendamisega tegelejad plaanivad lisaks koolitustel käimisele kohe teadmiste rakendamist konkreetsetes arendustegevustes või strateegiadokumentide koostamisel. Hea näide on MTÜ Abistu, kes soovis arenguhüppena töötada välja tervikliku teenuse psüühikahäiretega inimeste töövõime hindamiseks ja tööle aitamiseks. Kuna lähtuti töövõimereformist ja hakati täitsa uut teenust välja töötama, oli korraga vaja ära teha väga palju: koolitada liikmeid uue teenuse pakkumiseks, luua selle jaoks kommunikatsioonistrateegia, muretseda hindamismetoodika ja karjäärinõustamise vahendid, panna teenus tööle, pidada läbirääkimisi selle tutvustamiseks, hinnata selle tulemusi ja anda loodud võimalustest sihtrühmale laiemalt teada.

MTÜ Abistu juhatuse liige Merili Laansoo ütleb, et vajadus see kõik ette võtta sai selgeks tänu põhjalikule analüüsile ja varasematele kogemustele. Enese arenguvajaduste väljaselgitamiseks tehti SWOT-analüüs ja kasutati McKinsey tööriista ning kohtuti paljude valdkonna spetsialistidega, kohaliku võimu ametnikega ja MTÜ konsultandiga. Lisaks vaadati väljapoole – uuriti, mida teised selles valdkonnas pakuvad ja kuidas tegutsevad. Põhjaliku analüüsi pealt oli juba lihtsam saada aru, millist teenust sihtrühm vajab, kuidas seda teiste kõrval positsioneerida ja millised on sammud selle üles ehitamiseks. Kvaliteedikontrolliks on teenuse väljaarendamise juurde kaasatud lausa kaks väliseksperti – üks teenuse enda arengul silma peal hoidmiseks ja teine toimivas teavitustegevuses veendumiseks.

Milliseid tegevusi aga sina oma eesmärkide poole jõudmiseks ette peaksid võtma? Nende väljaselgitamiseks tasubki Abistu ja Pimedate Liidu näitel pidada nõu paljude pooltega, küsida abi MTÜ konsultandilt maakondlikus arenduskeskuses ja uurida, mida kolleegid teistes sama valdkonna organisatsioonides teevad. Väga kasulik on võtta ühingu kõrvale eraldi konsultant, kes nõustaks mõne kindla võimekuse arendamisel ja aitaks ka ühingu arengut hinnata.

Eraldi konsultandi kaasamist soovitab soojalt ka Aage Õunap Lasterikaste Perede Liidust. Nemad kutsusid oma juhtimisvõimekust arendava projekti juurde appi Jaan Apsi Sotsiaalsete Ettevõtete Võrgustikust, kes aitas algusest peale nii vajaduste väljaselgitamise, tegevuste planeerimise kui ka nende läbiviimise juures, hoidis projekti kulgemisel silma peal ja hindas lõpus tulemusi. Õunap ütleb omast kogemusest, et kõige parem on väline nõustaja kaasata kohe algusest peale, isegi enne seda, kui plaanitavad tegevused on paika pandud või vajadused analüüsitud. Vastasel korral võib juhtuda nii, et sina teed ühe plaani valmis, aga nõustaja näeb asja teistmoodi ja siis peab kõik uuesti ümber tegema. Õunap lisab, et nõustaja pikemaks perioodiks appi kutsumine on kasulik ka juhile. Tihti võib orientiir ära kaduda ja sellisel juhul on väga kasulik, kui keegi värskepilguline rajale tagasi aitab saada.

Et ühingute jaoks sobilike nõustajate leidmist lihtsamaks teha, on KÜSK loonud konsultantide andmebaasi, mille abil saab igaüks vastavalt oma tegutsemispaigale ja nõustamist vajavale valdkonnale õige inimese üles leida ja temaga ühendust võtta. Andmebaasi leiad KÜSKi kodulehelt www.kysk.ee.

Elu pärast arengut

Nii nagu järjest uusi rekordeid püstitav kaugushüppaja ei pane õnnestumiste järel kohe pille kotti, vaid mõtleb, kuidas tehnikat veelgi paremaks lihvida, nii ei tohiks ka vabaühendused oma arenguteel ühe arenguetapi läbimise järel seisma jääda. Pidevalt peab mõtlema, mida oma võimekuste arendamisel teha nii, et eesmärke kiiremini ja efektiivsemalt saavutada. Aeg-ajalt tasub üle vaadata ka organisatsiooni enda eesmärgid. Võib juhtuda, et need on ajale jalgu jäänud ja vajavad muutmist.

Eesmärkide uuesti ülevaatamine tähendab tagasipöördumist esimese etapi, arenguvajaduste analüüsi juurde. Loogiline on seada endale uus arenguplaan ja strateegia paariks järgmiseks aastaks. Samuti peaks sellele mõtlema pärast iga arendusprojekti lõppu, et saada aru, kuhu on välja jõutud ja millised on veel lahendamist vajavad mured.

Põhiline on mõista, et vajadustele ja eesmärkidele otsa vaatamine ei tohiks käia taotlusvoorude avanemise rütmis, vaid vastavalt ühingu enda vajadustele saada endas paremat selgust. Suure osa arendustööst saab ära teha ka eraldi rahastust taotlemata, kaasates inimesi ja korraldades tööprotsesse ümber.

Siinkohal paneme ühingutele südamele, et senisest enam peab õppima teiste käest. Uurima, kuidas lahendatakse sarnaseid probleeme naabervallas ja teises Eesti otsas ning mida soovitavad valdkonna kõige paremad tegijad. Samuti võiks end rohkem kursis hoida üleilmsete trendidega ja oma kolleegide tegevusega teistes riikides. See on Eesti ühingutel tihtipeale üks nõrku kohti. Kõige paremad lahendused on ju tavaliselt kusagil juba välja töötatud ja üldiselt ei keelata nende mujal kasutusele võtmist. Teistega suhtlemine on kasulik mõlemale poolele. Isegi siis, kui üks pool tundub märgatavalt nõrgem, aitab kogemuste jagamine mõlemal teineteiselt midagi õppida, ühiselt areneda ja koostöös parimaid lahendusi välja töötada.

Hea Kodaniku talvenumbri kõik lood leiad siit.

• Artikkel
• Nõuanne
• Uuring